モニターの画面で見る文字は、紙の上の文字よりもはるかに読みにくく、目に負担もかかります。そのため、内容と同じくらい「見た目」に配慮することが必要です。

どんなに優れた提案が書かれていても、その読みにくさのために十分に相手に意図が伝わらないこともあります。これから挙げるポイントに注意して、あなたの意図がより伝わるメールを作りましょう。

読みやすいメールを作るポイント

HTML形式ではなく、テキスト形式で

メールは、HTML形式とテキスト形式があります。

HTML形式では、メール内に画像を入れたり、文字の大きさを変えたり、文字に色をつけたりすることができます。このように見た目を良くすることはできますが、データの容量が大きくなるばかりか、メーラーによってはメールを表示できないものがあります。

メールを使い慣れた人にとっては、HTML形式は「初心者の証」です。文字の大きさや色を変えなくても、次から説明するポイントに気をつければ、十分に読みやすいメールにすることができます。

ビジネスでスマートなメールを心がけるのであれば、HTML形式を使用せず、必ずテキスト形式で送るようにしましょう。

改行は多めに

モニター上の文字を追い続けると、誰でも目が疲れてしまうものです。そこで、少しでも目を疲れさせない工夫として適宜改行を入れ、空白行を作るようにしましょう。

起承転結ごと・意味のまとまりごと・2~3行ごとに1行空白を入れるだけで、目の疲れを軽減するだけでなく、読みやすさが飛躍的に上がります。

横幅にも気を使う

メールでは35字程度で改行を入れましょう。これ以上に1文が長くなってしまうと、メーラーの自動改行によって、非常に読みにくい文章になってしまう可能性があります。

35字程度であれば、引用符がついたとしても意図しない箇所での自動改行が行われることはないので、読みやすさは担保されます。

読点を意識的につける

意識的に読点(、)を多くつけることで、リズムが生まれ読みやすい文章になります。とはいえ、多すぎても読みにくくなりますので、送信する前に一度読み返して確認するようにしましょう。

箇条書きを積極的に使う

箇条書きを積極的に取り入れることで、メールは読みやすくなります。また、その際には、記号(■、□、●、○、◎)を一緒に表記することでさらに読みやすくなります。

機種依存文字を使わない

自分のモニター上では表示されていても、相手のモニターには正しく表示されない文字があります。これは、環境の違いによるものなので、注意が必要です。これらの表示されない文字は機種依存文字と呼ばれ、文字化けの原因の一つになっています。

つい使ってしまうものの中にも、機種依存文字があります。たとえば、
  • 半角カタカナ
  • 丸付き数字
があります。

半角カタカナは、文章中に1文字でも入っていると、文章全体が文字化けしてしまう可能性があります。送信前に十分に確認してください。

丸付き数字は、WindowsとMacでは、全く違うものが表示されてしまいます。たとえば、Windowsで丸付きの「1」を入力すると、Macでは「(日)」と表示されます。Macを使っている方であれば、よくあることなので、文字化けだと思ってもらえるかもしれませんが、印象はとてもよくないですね。

そのほかにも、機種依存文字はたくさんありますので、メールを送信する前に十分に確認してください。

にほんブログ村 資格ブログ ビジネススキルへ JRANK人気ブログランキング