メールでは、明瞭簡潔に文章を作っていくことが大切です。ですので、箇条書きや、名詞区切りといった文章構成も推奨されています。

また、社内の人に送るメールと社外の人に送るメールでは同じ書き方をする必要はありません。むしろ、社内と社外で使い分けをすることがベターです。社内では、社内ならではの書き方をすればいいのです。すでに、会社独自の言い回しが形成されているようでしたら、それに従う必要があるかもしれません。

また、社内・社外いずれの場合も、簡略できるところ、丁寧な文章を取り入れるべきところなど、使い分けるようにすることが大切になります。

社内メールの場合

社内のメールでは、事務的な業務連絡が中心になります。よって、いかに効率よく連絡を伝えられるかが重要になります。上司に宛てたメールについても、特段儀礼的な文章を作る必要はありません。

社内メールの言い回し

文末
です ます だ である します

間に挟む言葉: つきましては、・・・・・・お願いいたします。

社外メールの場合

社外に送るメールも効率よく連絡を伝えられるかは重要ですが、それとともに、礼儀をわきまえ、敬語をきちんと使うことが求められます。

また、「お手数おかけしますが、」「ご多用中恐れ入りますが、」などといった、相手への配慮を文章に忘れずに入れるようにしましょう。

社外メールの言い回し

文末
ございます いたします となっております

間に挟む言葉: 大変恐縮ではございますが、・・・・・・よろしくお願い申し上げます。

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