宛名の後に、あいさつを入れることが基本です。手紙のように固い表現は必要ありませんが、宛名の後にすぐに本題に入ることは避けましょう。
あいさつのサンプル
メールの相手によって、あいさつもいろいろなパターンがありますのでうまく使い分けましょう。一般的なあいさつ
お世話になっております。
これをもっと丁寧にすると、
いつも大変お世話になっております。
親しい相手、社内の人へのあいさつ
お疲れ様です。
初めての人へのあいさつ
はじめまして。
久しぶりに連絡する人へのあいさつ
- ご無沙汰しております。
- お久しぶりです。
短い間に何度もメールをする場合
- たびたび失礼いたします。
- 何度もすみません。
前のメールで伝えきれなかった場合
- 先ほどの件の追加情報です。
- 追伸です。
あいさつの後は、きちんと名乗る
あいさつの後は、きちんと自分が何者なのかを名乗りましょう。差出人を見れば、誰からのメールなのかわかりますが、きちんと名乗ることが大切です。同じ内容でメールのやり取りが続く場合は、毎回名乗らなくてもかまわない場合もありますが、日にちが空いた後に送る最初のメールでは欠かせません。
お世話になっております。
□□株式会社 広報部 佐藤です。
□□株式会社 広報部 佐藤です。
顧客からの問合せに返信する場合
顧客からの問合せに返信する場合も「あいさつ + 名乗り」が必要です。名乗ることで回答の責任の所在をハッキリさせることができます。また、名乗ることで顧客からの信頼度もアップします。相手からさらに返信がある場合も名指しで送ることができ、やりとりもスムーズになります。
いつもご利用いただきありがとうございます。
サポートチームの鈴木でございます。
お問合せいただいた件について、回答いたします。
サポートチームの鈴木でございます。
お問合せいただいた件について、回答いたします。