メールでのやり取りの場合、理想となるのが1往復半でのやり取りです。
また、Bさんがいずれの日時も都合がつかなかったとしても、やり取りは1往復増える程度で完結します。
メールでやり取りをするときのポイントは、用件・日時を明確にすることです。このポイントを押さえれば、理想の1往復半のやり取りで完結させることができます。
- メールを送る
- 返事が届く
- 返事に反応メールを送る
効率的でないメールのやり取り
メールでこんなやり取りをしたことがある方は、けっこういらっしゃると思います。
A:
来月のイベントの打ち合わせをしたいと思います。
B:
了解いたしました。打ち合わせの日時はどうしましょうか？
A:
6月4日か6月7日はいかがでしょうか？
B:
申し訳ありません、4日も7日も都合がつきません。
A:
では、ご都合のいい日時をお知らせください。
と、永遠とやり取りが終わらなそうな感じがしますね。じつは、このやり取りも、ひとつポイントを押さえると、理想の1往復半で完結するコミュニケーションになるのです。
来月のイベントの打ち合わせをしたいと思います。
B:
了解いたしました。打ち合わせの日時はどうしましょうか？
A:
6月4日か6月7日はいかがでしょうか？
B:
申し訳ありません、4日も7日も都合がつきません。
A:
では、ご都合のいい日時をお知らせください。
1往復半のやり取り
では、先ほどのメールのやり取りを1往復半で終わるように修正します。
A:
来月のイベントの打ち合わせの日時ですが、
いくつか候補をあげますので、ご都合のいい日時をお知らせいただければ幸いです。
・6月4日午前11時～
・6月7日午後2時～
・6月9日午後3時～
B:
次の時間でお願いいたします。
>・6月7日午後2時～
A:
ご連絡ありがとうございます。
>次の時間でお願いいたします。
>>・6月7日午後2時～
承知いたしました。
それでは、6月7日午後2時にお待ちしております。
このように、きれいに1往復半で完結することができました。来月のイベントの打ち合わせの日時ですが、
いくつか候補をあげますので、ご都合のいい日時をお知らせいただければ幸いです。
・6月4日午前11時～
・6月7日午後2時～
・6月9日午後3時～
B:
次の時間でお願いいたします。
>・6月7日午後2時～
A:
ご連絡ありがとうございます。
>次の時間でお願いいたします。
>>・6月7日午後2時～
承知いたしました。
それでは、6月7日午後2時にお待ちしております。
また、Bさんがいずれの日時も都合がつかなかったとしても、やり取りは1往復増える程度で完結します。
相手から提案があった場合にも、効率的なやり取りをめざす
上記の例は、自分が提案する側でしたが、相手から提案があった場合にも、1往復半でやり取りを完結させることができます。
A:
来月のイベントの打ち合わせをしたいと思います。
B:
了解いたしました。次の日時でしたらいつでも結構です。
・6月4日午前11時～
・6月7日午後2時～
・6月9日午後3時～
ご都合のいい日時をお教えください。 A:
それでは、下記の時間でお願いいたします。
>・6月4日午前11時～
というように、1往復半でやり取りを完結させることができました。来月のイベントの打ち合わせをしたいと思います。
B:
了解いたしました。次の日時でしたらいつでも結構です。
・6月4日午前11時～
・6月7日午後2時～
・6月9日午後3時～
ご都合のいい日時をお教えください。 A:
それでは、下記の時間でお願いいたします。
>・6月4日午前11時～
メールでやり取りをするときのポイントは、用件・日時を明確にすることです。このポイントを押さえれば、理想の1往復半のやり取りで完結させることができます。
