引用とは、文字通り、人の言葉や文章を自分の言葉や文章の中に引いて用いることです。メールのやりとりにおける引用とは、メールの差出人が書いた文章をそのまま残して、それに対して返答をつけていく方法です。

引用のルール

引用した文章の内容を書き換えない

メールの引用部分は、中身を変えずにそのまま使用します。たとえ、誤字脱字があったとしても、引用部の一部の文字を勝手に書き換えたり、引用部に文字を追加したりすることはNGです。文章を勝手に編集をしてはいけません。また、あたかも相手がそう書いてきたという風を装って、見積りの金額を変えたり日付を変えたりしてもいけません。(至極当然ですが…)

引用を何度も繰り返さない

受信したメールを引用すると、引用の符号(>)がつきます。何度も引用すると、この引用符号が重なって分かりにくくなってしまいます。わかりやすさを担保するためにも、できるだけ引用は少なめにして、混乱を避けるようにしましょう。

引用の例

上記のルールをふまえ、ポイントを絞った引用を使うことでメールの中身がわかりやすくなります。
□□□様

お世話になっております。
□□□株式会社サポートチームでございます。
お問い合わせいただきまして、誠にありがとうございます。

>iPhoneでのサービス開始時期を教えてください。
iPhoneをはじめとしたiOS機器では、○月×日(月)にサービス開始となります。

>宮城県での販売店を教えてください。
宮城県内の販売店は、
□□□カメラ 仙台店(電話:022-123-4567)
のみとなります。

以上
何卒よろしくお願い申し上げます。

にほんブログ村 資格ブログ ビジネススキルへ JRANK人気ブログランキング