メールは、一度にたくさんの相手に送信できる便利なツールですが、使い方を間違うと、大きなトラブルを招きます。とくに、Bccで送るべきところをCcで送ってしまうと、メールアドレス(これも重要な情報のひとつです)が漏洩してしまいます。

Bccで送るところをCcで送ってしまい、情報漏洩

ビジネスメールで最もやってしまいがちなミスは、このBccで送るべきところをCcで送ってしまいメールアドレスを流出させてしまうことです。営業担当者が、顧客へイベント等の案内を出すときにBccにメールアドレスを入れて一斉送信するというのはよくあることです。しかし、この時にBccでなくCcにメールアドレスを入れて一斉に送ってしまうと、面識のない顧客同士が互いのメールアドレスを知ってしまうことになります。このBccとCcを間違ったためにメールアドレスが流出し、多くの企業・団体がプレスリリースを出したり、謝罪会見をしたりしています。

また、顧客同士は同業種である可能性もあります。この場合、「情報が流されているのではないか」というあらぬ疑いをかけられる恐れがあります。信頼は、失うのは一瞬ですが、回復にはその何倍もの時間が必要になります。Bccでメールを送る場合には、送信する前に入念にチェックを行ってください。

携帯電話・スマートフォンからの一斉送信で情報漏洩

メールアドレスを変更しました。新しいメールアドレスは、□□□@□□□.jpです。変更をお願いします
このようなメールを受けとり、自分以外の見知らぬ方のメールアドレスが併記されているのを見て、ビックリしたことはありませんか?Bccで送るべきものをCcで送ってしまい、メールアドレスが漏洩してしまう事件は、携帯電話やスマートフォンのメールでも起こっています。

もし、Ccで送ってしまったら、すぐにお詫びのメールを送りましょう。誤送信をお詫びするとともに、丁重にメールを消してもらうように依頼しましょう。その際は、必ず個別に送るか、Bccで送るようにしましょう。ここでもCcで送ってしまったら、もう目も当てられません。

また、社外の関係者へCcで誤送信してしまった場合は、すぐに上司や専門部署の担当者に報告・相談し、指示をあおぐようにしましょう。

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