署名は、いわばメール上の名刺のようなものです。次の項目を盛り込むことで、簡単なプロフィールを伝えることができます。
  • 会社名・部署名
  • 氏名(読みにくい場合は、ふりかなも併記)
  • 郵便番号・住所
  • 電話番号・Fax番号
  • メールアドレス
  • WebサイトURL
  • 営業時間

基本的な署名のサンプル

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株式会社□□□ 営業部 第一営業課
□□ □□
〒100-0001
東京都千代田区千代田1-1
TEL:03-1234-5678 FAX:03-2345-6789
メール:info@business-mail.blog.jp
http://business-mail.blog.jp/
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署名を使ってさりげない情報発信

署名は名刺のようなものだと紹介しましたが、名刺は、名前等プロフィールを伝えるだけのツールではありませんよね?署名も同様に、情報発信ツールとして活用することができます。

見てほしいページのURLを記載

アピールしたい商品の紹介ページを用意して、署名にURLを貼り付け「詳細はこちらのページをご覧ください」といった一文を添える。これだけで、さりげなくアピールすることができます。
署名に商品サイトのトップページのURLを記載しているメールを見かけますが、URLは必ずしもトップページ、つまり「表紙」である必要はありません。会社の沿革や雰囲気を伝えたいのであれば会社概要ページ、新しいサービスを宣伝したいのであれば商品案内ページといったように、見てもらいたい情報が載っているページを選んで適切なURLを記載しましょう。
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5/1より、新サービス「□□□」をスタートします。
□□□の詳細は、こちらのページをご覧ください。
http://xxxxxxx.co.jp/xxxxxxx/index.html
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株式会社□□□ 営業部 第一営業課
□□ □□
〒100-0001
東京都千代田区千代田1-1
TEL:03-1234-5678 FAX:03-2345-6789
メール:info@business-mail.blog.jp
http://business-mail.blog.jp/
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複数パターンを用意し、相手によって使い分けを

署名は、一つを使い回すことも可能ですが、複数のパターンを用意しておき、送信する相手によって使い分けると便利です。

面識のない人へメールを送るときの署名

メールを送る相手が、信用できる人物なのか、どうも自信が持てない場合もあるかと思います。そのような時は、署名に住所や電話番号を載せずに、名前とメールアドレス・WebサイトのURLのみにすることもひとつです。ビジネスでやりとりするとはいえ、常にすべての情報を開示しやりとりをしなければならないとは限りません。時と場合によって情報を出し分ける判断も必要です。
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株式会社□□□ 営業部 第一営業課
□□ □□
メール:info@business-mail.blog.jp
http://business-mail.blog.jp/
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社内向けのメールの署名

社外向けのメールであれば、会社の名前の後に所属部署や会社の住所や電話番号などを記載します。しかし社内向けのメールには会社の住所や電話番号を記載してもあまり意味がありません。それよりも、相手が連絡しやすいように、内線番号などを書くほうが親切です。
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営業部 第一営業課
□□ □□
内線:1234
メール:info@business-mail.blog.jp
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付き合いの長い人へメールを送るときの署名

付き合いの長い相手、頻繁にやりとりをしている相手は連絡先も、もちろん名前も知っているから、署名なんてつける必要がないのでは?と思ってしまいますが、そんなことはありません。日頃やりとりのある方へ送るメールには、署名を使って次のような近況を付け加えてみてはいかがでしょうか。
  • 今週のキャンペーンは□□です
  • Facebookページを始めました
  • 来月□□イベントを開催します
このような、簡単な近況報告を署名に加えることで、共通の話題が生まれて会話が弾んだり、さらに親近感を持ってもらえたりという効果が期待できます。
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Facebookページを始めました
https://www.facebook.com/pages/XXXXXX/XXXXX
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株式会社□□□ 営業部 第一営業課
□□ □□
〒100-0001
東京都千代田区千代田1-1
TEL:03-1234-5678 FAX:03-2345-6789
メール:info@business-mail.blog.jp
http://business-mail.blog.jp/
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