メールを受け取った相手は、まず件名を確認し、このメールが必要か不必要か判断します。

大量のメールを処理しなけらばならないような忙しい人に、件名が明確でないメールを送信すると読まずに削除されてしまう恐れがあります。 また、メールの受信者は受信リストに並んでいる件名と送信者の名前を元にメールを読む順序を決めていきます。そのため、相手がメールを開かなくてもおおよその内容が分かるように、件名は内容を簡潔に分かりやすく書くべきです。

件名は短く具体的に書く

件名が長すぎると、受信一覧に表示された時に末尾が切れてしまい、肝心な内容が伝えられなくなるという恐れがあります。件名の文字の長さは、おおむね20文字までとしま、また、簡潔明瞭なものにするように心がけるべきです。

もし、件名に困った時は、先に本文を書き、本文を書き終えたところで文章全体を見渡すことで、自然とメールの要点が見えてきます。その要点を短くまとめ、件名欄に記述するようにしましょう。

「何の」用件なのかを書く

タイトルを見て、メールの内容がパッとイメージできる言葉を入れましょう。すぐ読むべきか、あとでゆっくり確認すればよいのか。受け取った人はその後の行動を起こしやすくなります。また、同じ用件で何通も送る場合には、常に一定のキーワードを入れておくと親切です。送信者も、受信者も、メールの整理がしやすくなります。
  • □□□会議
  • □□□案件
  • □□□御礼

「いつの」用件なのかを書く

用件の日付や回数、号数などを入れておくと、それがいつのものであるのか特定しやすくなります。過去のメールをさかのぼって調べ物をする際には、期日や数字が重要な手がかりとなり、特定しやすくなります。
  • 第1回□□□
  • □□□vol.5
  • 6月2日□□□

「どうしたいのか」(概要)を書く

メールを送信することで何を伝えたいのか?相手に対してどうしてほしいのかを明記します。そうすることで、受け取った相手は、メールの概要を大まかにつかんでから、メールを読むことができます。
  • □□□のお願い
  • □□□のご案内
  • □□□のご提案

Re:の繰り返しは避ける

何度も相手とメールをしているとRe:Re:Re:…のように、いくつものReが重なってしまいます。相手に対して失礼であるだけでなく、手を抜いていると思われかねません。Re:があまり重なりすぎないよう、ある程度のやり取りをした場合には、件名を書き直すようにしましょう。

【重要】・【至急】などのキーワードを活用する

件名の冒頭に、【重要】・【至急】・【情報提供】などのキーワードを活用することで、大量のメールを処理しなけらばならないような忙しい人にも、メールを見てもらいやすくなります。しかし、あまりに頻繁に【至急】【緊急】などを使っていると、本当に至急の時、緊急の時に信用してもらえなくなってしまうことになりかねません。乱用することは控えましょう。

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