メールはいまやビジネスには欠かせない道具です。しかし、メールの書き方や作法には、手紙や電話のような明確なルールがありません。恥ずかしいメールを送ることがないように、ビジネスメールの基本の書き方をまとめました。

ビジネスメールの書き方のポイント

1.1メール1用件が基本

1通のメールに複数の用件を入れてしまうと、送信者も受信者も件名で検索しにくくなります。基本的には、1通のメールには、用件は1つだけ入れるようにしましょう。

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2.メールは、1往復半が理想型

だらだらとしたメールのやり取りは効率的ではありません。こちらから出したメールに返事が来る、それに返事を出す、この自分→相手→自分の一往復半のやり取りで用件を完結させることが理想です。

 external メールは、1往復半が理想型

3.返信はなるべく早く、24時間以内には必ず

メールの返信は早いに越したことはありません。返信が早いと「仕事が早い」「仕事ができる」といった印象を与え、社会人としての信頼度もアップします。逆に、返信が遅ければ、相手に不安や不信感を与えてしまい、信頼度もダウンしてしまいます。

 external 返信はなるべく早く、24時間以内には必ず

4.確実に開封されるわかりやすい件名をつけよう

大量のメールを処理しなけらばならないような忙しい人に、件名が明確でないメールを送信すると読まずに削除されてしまう恐れがあります。 また、メールの受信者は受信リストに並んでいる件名と送信者の名前を元にメールを読む順序を決めていきます。そのため、相手がメールを開かなくてもおおよその内容が分かるように、件名は内容を簡潔に分かりやすく書くべきです。

 external 確実に開封されるわかりやすい件名をつけよう

5.宛名の書き方

ビジネスメールでは、最初に必ず「宛名」を書きます。宛名があれば、迷惑メールや間違いメールと勘違いされる恐れもなくなります。また、手紙でも宛名は必ずありますよね?その宛名の書き方について紹介します。

 external 宛名の書き方

6.To・Cc・Bccの使い分け

メールは、同時に複数の人に送信することができます。メールの送信先には、宛先(To)だけでなく、Cc(Carbon Copy)とBcc(Blind Carbon Copy)があります。To・Cc・Bccのそれぞれの意味を理解し、To・Cc・Bccを使い分けてメールを送信するようにしましょう。

 external To・Cc・Bccの使い分け

7.「あいさつ」は宛名の後に必ずいれよう

宛名の後に、あいさつを入れることが基本です。手紙のように固い表現は必要ありませんが、宛名の後にすぐに本題に入ることは避けましょう。

 external 「あいさつ」は宛名の後に必ずいれよう

8.はじめに概要を伝えるとわかりやすい

わかりやすいメールを書くコツは、はじめにメールの概要を伝えることです。本題に入る前に、概要を前置きとして一文で伝えるとわかりやすいメールになります。

 external はじめに概要を伝えるとわかりやすい

9.メールは結論→理由→補足で書くと伝わりやすい

伝わりやすいメールを送れば社会人としてのスキルも高く評価されます。メールの文章は、結論→理由→補足の順に文章を作ると、伝わりやすい文章にすることができます。

 external メールは結論→理由→補足で書くと伝わりやすい

10.相手の視点に立った読みやすい文章を心がける

モニターの画面で見る文字は、紙の上の文字よりもはるかに読みにくく、目に負担もかかります。そのため、内容と同じくらい「見た目」に配慮することが必要です。

どんなに優れた提案が書かれていても、その読みにくさのために十分に相手に意図が伝わらないこともあります。これから挙げるポイントに注意して、あなたの意図がより伝わるメールを作りましょう。

 external 相手の視点に立った読みやすい文章を心がける

11.あいまいな表現は使わない

無意識のうちに使ってしまいがちなあいまいな表現ですが、あいまいな表現がトラブルの元になることも多々あります。ビジネス上でのやり取りなどでは、あいまいな表現は避けるようにしましょう。

 external あいまいな表現は使わない

12.引用を正しく行おう

引用とは、文字通り、人の言葉や文章を自分の言葉や文章の中に引いて用いることです。メールのやりとりにおける引用とは、メールの差出人が書いた文章をそのまま残して、それに対して返答をつけていく方法です。

 external 引用を正しく行おう

13.メールの最後には結びのあいさつをいれよう

メールは「あいさつ」で始まり、「あいさつ」で終わります。メールの最後に結びのあいさつがないと中途半端で愛想のないメールになってしまいます。印象をよくするためにも、よりよいコミュニケーションのためにも、メールの最後には結びのあいさつをいれましょう。

 external メールの最後には結びのあいさつをいれよう

14.署名を活用しよう

署名は、いわばメール上の名刺のようなものです。ビジネスメールの署名は、一般的に送信者のフルネームと連絡先の情報で構成されています。

 external 署名を活用しよう